Конференц-зал в отеле: проблема выбора

Правильный выбор помещения для семинара, общения со СМИ, совещания или конференции крайне важен для достижения поставленных целей.
Организаторам подобных массовых мероприятий при выборе зала необходимо обратить внимание на следующие ключевые моменты:

• местоположение здания;
• вместительность помещения;
• степень технического оснащения;
• наличие дополнительного сервиса.

Каждый из этих пунктов необходимо рассмотреть более детально.

Территориальное расположение помещения

Вопрос, насколько удобно все участники мероприятия смогут добраться до места его проведения, не должен остаться без внимания. При наличии большого количества иногородних посетителей целесообразно провести семинар непосредственно в отеле с конференц-залом, в котором они проживают. Необходимо чтобы участники не потратили много времени на поиски места проведения семинара, будет это центр города или его окраина – не столь существенно.

Размер помещения

Площадь зала, не соответствующая количеству приглашенных человек, обязательно вызовет ряд трудностей. Большое помещение окажет негативное эмоциональное воздействие на малую аудиторию. Ко всему прочему, стоимость аренды здания и оборудования в таком случае будет неоправданно высока. Слишком маленькая площадь вызовет дискомфорт, чувство духоты и ряд других раздражающих факторов, которые будут сильно отвлекать публику. Если количество участников превышает несколько сотен – имеет смысл арендовать для мероприятия небольшой кинозал.

Оборудование

Техника должна способствовать достижению целей, которые ставят перед собой организаторы. Хорошее освещение и мощная система климатического контроля – базовые требования, которые актуальны для любой конференции. В большом помещении обязательно наличие техники, усиливающей звук. В зависимости от специфики, может пригодиться проектор и проекционный экран, высокоскоростной доступ в Интернет. Не должно быть ничего, что могло бы помешать установлению и поддержанию контакта выступающего со своей аудиторией (или между самими участниками, если предполагается командная работа).

Некоторые дополнительные услуги

Очень важен уровень сопутствующего сервиса. Если конференция планируется на несколько часов, для лучшего усвоения информации ее необходимо разбить на технические перерывы, в ходе которых не лишним будет провести небольшой фуршет. Просторная парковка, удобный подъезд и презентабельный внешний вид здания также будут на руку организаторам.